Chung vốn mở quán cà phê: Các nguyên tắc căn bản cần chú ý

Hai chị em được thuê cái mặt bằng trong một ngôi trường trung cấp mở cái quán cà phê. Tôi biết hai chị từ ngày đó, sau hơn 1 năm quay lại, quán đã sang người khác và nghe thông tin hai chị em làm cái quán rồi mâu thuẫn, rồi từ mặt nhau. Nghe mà thấy đau.

Từ cái ngày đầu quán khai trương, tôi được một chị mời tư vấn khi tiếp xúc với cả hai, tôi đã dự cảm “hậu quả như ngày hôm nay” bởi họ đã không biết hoặc hoàn toàn không áp dụng các nguyên tắc căn bản trong quản lý khi đầu tư chung.

* Làm chủ và làm thuê

Bắt đầu kinh doanh riêng, ai cũng sung sướng và thường đắc ý “kể từ hôm nay, tôi đã làm chủ chẳng còn làm thuê nữa, có toàn quyền quyết định mọi công việc mà chẳng phải chịu trách nhiệm trước ai, chẳng ai dám đuổi việc tôi…”.

Theo tôi, sự thật là khi làm thuê bạn có thể chỉ có một ông chủ là người quản lý bạn, còn làm tư thì bạn có hàng trăm, hàng ngàn ông chủ đấy. Đó là khách hàng, những người sẵn sàng bỏ tiền ra “thuê bạn” làm gì đó để giải quyết nhu cầu của họ. Bạn bỏ ra hàng tỉ đồng để mở một quán cafe nhưng một khách hàng chi ra 20.000 đồng mua ly cafe, họ đã là “ông chủ” của bạn đấy.

Nếu không tin, bạn thử đối xử với họ không đúng với những điều bạn cam kết mà xem, họ có quyền không trả lương cho bạn nữa và lôi kéo các ông chủ khác (khách hàng khác) không trả lương cho bạn và lan truyền những tin tức xấu thì bạn gặp nguy ngay. Thực ra, làm chủ cũng chỉ là một cái nghề giống như nghề làm thuê mà thôi.

Tiếp theo, đa số các công ty khởi nghiệp nhỏ các thành viên sáng lập thường sẽ đảm trách vị trí nào đó của công ty, ví dụ người làm giám đốc, người lo bộ phận sản xuất/kỹ thuật, người quản lý bộ phận kinh doanh….

Có một sai lầm “nhỏ nhưng ẩn chứa hiểm nguy lớn” ở đây là ai cũng cho mình cái quyền lực của người làm chủ, không phân định rõ ràng được vai trò của “người sở hữu công ty” và “người làm thuê cho công ty”, nên dẫn đến tình trạng thiếu kỷ luật, làm việc với năng suất, hiệu quả thấp lại hay đổ lỗi lẫn nhau khi thất bại.

Vì vậy cần phân định rõ ràng định nghĩa của “người sở hữu công ty” và “người làm thuê cho công ty”. Tôi dùng minh họa sau cho dễ hiểu, người sở hữu cổ phần của công ty gọi là người sở hữu công ty, có quyền biểu quyết dựa trên tỉ lệ nắm giữ cổ phần hoặc điều lệ công ty quy định, còn người đảm nhiệm các vị trí như giám đốc, trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng kinh doanh… là người làm thuê cho công ty và chịu trách nhiệm về hiệu quả trước người sở hữu công ty.

Có hiểu rõ như vậy thì khi ở vai trò nào bạn cần đóng đúng vai và tròn trách nhiệm, tránh hiểu sai mà gây mâu thuẫn nội bộ, hiệu quả kém.

* Phân quyền phân cấp: nguyên tắc một cấp quản lý

“Em không biết là phải làm theo ý của anh A hay chị B đây nữa, em thấy rối rắm quá”, than thở của một nhân sự pha chế trong một quán cafe, bởi anh A là chủ quán với việc quản lý tổng thể và chị B cũng là chủ quán phụ trách bộ phận bếp, mỗi người mỗi ý và rất nhiều lần 2 mệnh lệnh trái ngược nhau, làm theo ý anh A thì sai với chị B…

Đó là hiện tượng khá phổ biến trong các cơ sở kinh doanh và công ty khởi nghiệp gây ra hiện tượng nhân viên “một cổ bị treo nhiều tròng” nên dẫn đến hiệu quả làm việc kém. Rồi các thành viên sáng lập (làm ăn chung) mâu thuẫn nhau ở vấn đề nhân sự, cũng rất dễ “bung” từ đây, ai cũng cho mình cái quyền “to vật vã” cả.

Trong quản lý có một nguyên tắc bất di bất dịch là “nguyên tắc một cấp quản lý”, tức mỗi nhân sự chỉ chịu trách nhiệm trước một cấp quản lý trực tiếp, không được phép chồng chéo lẫn nhau. Khi làm ăn chung, hãy phân quyền và phân cấp quản lý rõ ràng, rành mạch, dễ hiểu dễ áp dụng, nếu không “thuyền dễ bị chông chênh”.

* Phản biện và quyết định

Văn hóa của người Việt là hay cả nể “một điều nhịn chín điều lành”, phương pháp và kỹ thuật phản biện không được đào tạo và ít được chú trọng. Khi làm ăn chung với nhau việc cả nể càng trở nên trầm trọng, hiện tượng của sự cả nể là khi cần phản biện lấy ý kiến để ra quyết định thì đồng thuận tuyệt đối, còn khi thi hành mới bắt đầu phân tích, nghi ngờ, chống đối…

Việc cả nể, việc chống đối sau lưng… ban đầu thì chẳng có vấn đề gì nhưng nó cũng như vết thủng nhỏ dưới đáy thuyền vậy, nó cứ tích lũy và dồn nén ngày qua ngày và cuối cùng thì “chìm thuyền”, “làm mất anh em” đấy.

Để hợp tác bền vững cần xây dựng văn hóa phản biện giữa những người sáng lập, phản biện để hiệu quả hơn để thành công hơn, để yêu thương nhau hơn thay cho cả nể anh em, cả nể rồi “mất luôn cả anh em”.

* Nguyên tắc minh bạch

Tin tưởng nhau mới cùng nhau hợp tác làm ăn chung, đó là điều chắc chắn. Nhưng khi đi vào vận hành, nhiều người quên mất điều căn bản để mối quan hệ phát triển bền vững trong kinh doanh là “nguyên tắc minh bạch”, do đó họ cẩu thả, tùy tiện, không phản ánh số liệu báo cáo, không chia sẻ thông tin đến các thành viên sáng lập… và đôi khi còn có việc tư lợi cá nhân nữa. Một lần, hai lần có thể chẳng sao cả, nhưng khi vỡ lỡ rồi mất niềm tin lẫn nhau là xem như “thuyền chìm”.

Vì vậy, khi làm ăn chung bắt buộc phải minh bạch thông tin, nhất là những thứ liên quan đến tài chính, đến doanh thu, chi phí. Hãy áp dụng các hệ thống quản lý thông tin chuyên nghiệp để cập nhật dữ liệu mọi lúc mọi nơi, cùng nhau giám sát thông tin, đó là cách để thực hiện nguyên tắc minh bạch.

“CHIA TAY KHÔNG ĐÒI QUÀ”
“Thương ai thương cả đường đi,
Ghét ai ghét cả tông chi họ hàng.”

Đây là câu ca dao nói về cách ứng xử của dân gian ta và dĩ nhiên điều này nhiễm vào máu mủ của bất kỳ người dân Việt tự bao giờ. Khi làm ăn chung nếu hành xử đầy “cảm xúc” như câu ca dao trên thì việc “bung luôn anh em” cũng là điều dễ hiểu.

Bởi trong việc làm ăn, thành hay bại cũng là điều bình thường, yêu hay ghét cũng phải tập trung cho sứ mệnh, cho tầm nhìn và cho tính hiệu quả, cho ý nghĩa của việc khởi nghiệp ở ngày đầu. Không vì thương nhau mà cả nể bỏ qua cái sai trái, không vì ghét nhau mà thiếu tôn trọng công sức, thành quả của đối tác.

Nếu công việc làm ăn có đổ vỡ thì là hãy giữ cho nhau những tình cảm tốt đẹp nhất, giữ cho nhau sự trọng nể lẫn nhau, hãy “chia tay không đòi quà”.

Hy vọng với những chia về nguyên tắc quản lý trên sẽ giúp phòng tránh tình trạng “làm ăn chung, bung anh em”, hoặc thà “bung nhanh – thà một lần đau còn hơn day dứt trăm năm”.
_____________________
Cao Trung Hiếu – Nhà sáng lập và điều hành Dân Trí Soft
Trí Thức Trẻ